Da organizzazione per processi a organizzazione per progetti

Image of human hands during discussion of business plans

Le aziende di successo adottano un modello organizzativo per progetti, trasversale a tutti i processi ed indipendente dalle funzioni e dai ruoli. Normalmente siamo abituati a vedere “l’organizzazione tradizionale” delle risorse basata sulla specializzazione per aree funzionali. In questo tipo di organizzazione la professionalità dei singoli viene impiegata su specifiche attività e problematiche relative alla funzione, con un coinvolgimento limitato all’area di competenza.

Esempio di struttura organizzativa gerarchico-funzionale

 

organizzazione tradizionale

I rapporti tra responsabile e collaboratore sono ben definiti e gli ambiti di responsabilità delimitati.

Il concetto di “organizzazione per progetti”  si basa invece sulla formazione di team inter-funzionali, costituiti da risorse di diversa competenza funzionale, tutte coinvolte nel raggiungimento dell’obiettivo comune. Questo modello consente di ottenere risultati molto importanti per il clima aziendale, per la motivazione, per il coinvolgimento e per la determinazione delle persone. Le sigle COM, GEO, PROD,…rappresentano gli acronimi delle funzioni aziendali, rispettivamente Commerciale, Gestione Ordini, Produzione.

 

Esempio di struttura organizzativa gerarchico-funzionale con progetti inter funzionali trasversali

organizzazione per progettiL’organizzazione per progetti necessita di un salto culturale per uscire dagli schemi tradizionali e dalle abitudini radicate nelle funzioni. Richiede una buona leadership da parte dei Project Leader (responsabili di progetto) al fine di guidare i componenti del team. La linea continua infatti indica l’autorità gerarchica assegnata al Responsabile della Funzione, mentre la linea tratteggiata indica la responsabilità trasversale di gestione del progetto, assegnata ad un Project Leader che ha il compito di coordinare le risorse del team di lavoro. Normalmente il responsabile di progetto è nominato tra uno dei Responsabili di Funzione e coinvolge nel team di lavoro i collaboratori delle diverse Funzioni aziendali a seconda delle esperienze e delle competenze necessarie al progetto.  A lui spetta quindi anche il compito di assicurare l’equilibrio nell’ utilizzo delle risorse, impegnate sia all’ interno della propria funzione con responsabilità diretta, ma anche all’ interno del progetto in base ai ruoli e compiti assegnati. Deve saper gestire gli eventuali conflitti ed i mezzi necessari a perseguire gli obiettivi. In questo modo si superano le divisioni tra funzioni e la classica gestione “per orticelli” (quando ho fatto bene io sono a posto) tramite la collaborazione di tutto il team per obiettivi comuni.

Come cambia l’azienda?

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LA SFIDA E’ VOLER CAMBIARE!

Ma cos’è un progetto?

Si definisce progetto “un insieme di attività, complesse e correlate, aventi come fine un obiettivo ben definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione”. Queste caratteristiche, in misura più o meno complessa, sono adatte a descrivere qualunque tipo di progetto. Lo scopo è il raggiungimento di un obiettivo ben definito.

Tale obiettivo viene esplicitato e ufficialmente comunicato all’interno e all’esterno della struttura aziendale, identificando così un traguardo specifico, che esisterà in aggiunta a quanto l’organizzazione persegue abitualmente. L’obiettivo deve essere raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, descrivendo in questo modo l’impegno a collaborare in maniera efficace e strutturata verso il raggiungimento di una meta comune entro un tempo predeterminato. Il “tempo” è determinante, in quanto consente di condividere in modo unanime uno dei parametri che permettono di armonizzare gli sforzi e di misurare il successo o meno dello sforzo.

Altri due elementi che, insieme a quello temporale, rappresentano la chiave per il raggiungimento positivo del risultato, sono l’impegno finanziario e di risorse umane, sottratte temporaneamente alle diverse funzioni aziendali di cui sono normalmente responsabili.

Sequenza di azioni necessarie nella gestione di un progetto di successo:

definizione degli obiettivi di progetto

  • Start up del progetto
  • Definizione degli obiettivi
  • Mappatura delle valutazioni e decisioni iniziali
  • Redazione del documento di riepilogo e di lancio

definizione dell’organigramma delle attività

  • Scomposizione del progetto in macro attività specifiche
  • Descrizione delle singole micro attività

costituzione del team di progetto

  • Definizione dei rapporti tra servizi, membri del team e responsabile di progetto in relazione alla schedulazione dei compiti
  • Destinazione delle risorse e definizione delle responsabilità
  • Istituzione di efficaci processi di delega

definizione del budget iniziale

  • Analisi delle attività e delle risorse necessarie per determinare il budget dei costi
  • Negoziazione per cooperazione

pianificazione

  • Adozione di adeguate tecniche di pianificazione
  • Costruzione di un planning
  • Analisi di vincoli, criticità e relativi margini di variabilità
  • Definizione di check point per il monitoraggio dell’avanzamento

risk analysis

  • Individuazione delle fonti di rischio
  • Misura e trattamento
  • Adozione di adeguate tecniche ed azioni di gestione del rischio

gestione delle riunioni

  • Identificazione e gestione di 3 tipi di riunione (avvio, avanzamento, piano d’azione)
  • Controllo dell’avanzamento, verifica delle scadenze e quantificazione di ciò che resta da fare
  • Reazione in caso di scostamento rispetto alle previsioni

gestione dei conflitti

  • Identificazione del tipo di conflitto ed adozione di un approccio più costruttivo
  • Leadership per la gestione dei comportamenti aggressivi
  • Analisi di cosa è possibile fare in modo proattivo per risolvere la situazione ed anticipare situazioni simili future; definizione delle soluzioni e non delle colpe

preparazione della reportistica

  • Redazione di rapporti scritti per informare sulla situazione di avanzamento del progetto
  • Formalizzazione della comunicazione.

 

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